Les apprenants qui suivent une formation d’entreprise sur Aiyori ne s’inscrivent pas eux-mêmes. Vous vous connectez avec le code de l’organisation, l’identifiant et le code PIN transmis par le responsable de la formation, ou avec le compte de l’entreprise.
L’abonnement est payé par l’entreprise. Les apprenants n’ont rien à payer.
Aller à la connexion de la formationApp iPhone et iPad (App Store japonais)
Les informations de connexion vous sont transmises par le responsable de la formation.
Premiers pas
- Vous recevez du responsable de la formation les informations de connexion (code de l’organisation, identifiant et code PIN, ou un message ou un e-mail contenant un lien).
- Connectez-vous. Il existe 3 façons de le faire (tableau ci-dessous).
- Lisez d’abord « Avant de commencer : règles d’utilisation », puis appuyez sur « Accepter et commencer ».
- Les formations distribuées s’affichent dans « Formations à suivre ».
Formations à suivre
Web et appliSur l’écran de l’apprenant, les formations distribuées s’affichent de haut en bas. Ce qui est terminé reste dans « Suivi de formation ».
3 façons de se connecter
| Méthode | Ce qu’il faut | À noter |
|---|---|---|
| Code PIN | Code de l’organisation, identifiant et code PIN (4 à 6 chiffres) | Aucune adresse e-mail n’est nécessaire. |
| Code QR | Le code QR affiché sur l’écran du formateur | Connexion sans code PIN. Il expire au bout de 5 minutes et ne sert qu’une fois. |
| Compte de l’entreprise (SSO) | Le code de l’organisation et un compte Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, etc. configuré par l’entreprise | Connexion depuis le navigateur. L’écran de connexion de l’app iPhone et iPad renvoie vers le navigateur. |
Dans les organisations où la connexion se fait uniquement avec le compte de l’entreprise, le code PIN et le code QR ne sont pas disponibles. Dans l’app iPhone et iPad, choisissez « Élèves » sur le premier écran, puis saisissez le code de l’organisation dans le champ « Code de la classe » (l’écran de connexion de l’app garde ces mots, car l’organisation n’est pas encore connue). Sur un appareil commun, cochez « Appareil partagé » sur l’écran de connexion : l’identifiant n’est pas mémorisé.
Si vous n’arrivez pas à vous connecter
- Code PIN oublié
- Demandez un nouveau code PIN au formateur ou au responsable de la formation. Une fois le code recréé, il faut se reconnecter sur tous les appareils.
- Trop d’erreurs
- Après plusieurs erreurs de suite, la connexion est bloquée pendant un moment. L’attente s’allonge à chaque nouvelle erreur.
- Impossible de se connecter avec le compte de l’entreprise
- La raison s’affiche à l’écran (ce domaine n’est pas autorisé, vous n’êtes pas encore inscrit comme apprenant, les paramètres de l’entreprise ne le permettent pas, etc.). Adressez-vous au responsable de la formation.
- Le message « L’utilisation de cette organisation est actuellement en pause » s’affiche
- Adressez-vous au responsable de la formation.
L’écran de l’apprenant et ce que vous y faites
L’écran de l’apprenant comporte 3 parties : « Formations à suivre », « Poser une question au formateur » et « Suivi de formation ». Aucun prix, aucune facture ni aucune publicité n’y apparaît.
- Vidéos de formation et quiz
- Écriture sur les documents et rendu par photo
- Jeux de rôle à l’oral (appels téléphoniques, accueil client, langues)
- Formations en direct (lien Zoom, Google Meet, etc. avec la date et l’heure), annonces, questionnaires et cartes de termes
- Le formateur vous renvoie un score et des commentaires (texte, voix, vidéo). Il peut aussi vous demander de refaire. Pour toute question, utilisez « Poser une question au formateur » en tête-à-tête.
Règles des vidéos de formation
Le formateur peut fixer des règles pour les vidéos de formation : interdire d’avancer, interdire la lecture accélérée, arrêter la lecture si le son est coupé, mettre en pause quand on passe à une autre app ou à un autre onglet.
Le formateur voit, dans le suivi, le nombre de fois où l’on a avancé, le temps de lecture avec le son coupé et le nombre de fois où l’on a quitté l’écran pendant la lecture.
Certificats
Une fois la formation terminée, vous pouvez enregistrer le certificat en PDF depuis « Suivi de formation » sur le Web. Il est disponible pour une seule formation comme pour un parcours entièrement terminé. Il indique le nom de l’organisation, le nom de l’apprenant, le nom de la formation, la date de fin, le numéro du certificat et la date de délivrance ; pour une même formation, le numéro reste le même, quel que soit le nombre de fois où il est délivré.
Le certificat peut être délivré en japonais, anglais, espagnol, allemand et français (en anglais depuis un écran en coréen ou en chinois). Il ne peut pas être enregistré depuis l’app iPhone et iPad.
Ce que voit l’entreprise
| Qui | Ce qu’il voit | Ce qu’il ne voit pas |
|---|---|---|
| Formateur | Nom, identifiant, adresse e-mail professionnelle, matricule, groupe ; formations distribuées, date et heure d’ouverture, réponses, scores, travaux rendus, jusqu’où les vidéos et les audios ont été lus, temps passé ; messages avec le formateur ; résultats des cartes de termes. Le suivi des formations peut être exporté en CSV. | L’historique des actions à l’écran (utilisé par Aiyori uniquement pour analyser les problèmes techniques) |
| Responsable | Si l’entreprise a ajouté un responsable, pour chaque apprenant des groupes qui lui sont ouverts : nombre de contenus reçus, nombre de contenus terminés, retards et dernier jour d’ouverture. Le CSV du suivi des formations qu’il exporte contient aussi le nom, l’identifiant, l’adresse e-mail professionnelle, le matricule et le groupe, ainsi que, pour chaque formation, l’état, le score, la date et l’heure de la première ouverture, la date et l’heure de fin, le temps passé et si elle a été terminée avant l’échéance. Pour les cartes de termes distribuées, il contient aussi le nombre de parties, le meilleur résultat et la date et l’heure de la dernière partie. | Le contenu des travaux rendus, des réponses et des messages (à l’écran comme dans le CSV) |
| Les autres apprenants | Seulement le surnom et le meilleur temps aux cartes de termes, si le formateur a choisi d’afficher un classement | Le suivi de formation et le nom |
Traitement des données
- Statut des données
- Les données de formation appartiennent à l’entreprise. L’entreprise est le responsable du traitement, et Aiyori agit en tant que sous-traitant. Elles ne sont ni vendues ni utilisées pour la publicité.
- Stockage
- Au Japon (région de Tokyo d’Amazon Web Services). Les communications et les données stockées sont chiffrées, et les noms et adresses e-mail sont en outre chiffrés champ par champ.
- Suppression
- Les fichiers envoyés sont supprimés automatiquement au bout de 365 jours (le suivi de formation, les scores et les textes sont conservés). Lorsque le formateur désactive un apprenant ou que l’organisation est fermée, les données personnelles et les numéros de certificat sont supprimés 30 jours plus tard.
- Départ ou mutation
- Si l’entreprise a relié son fournisseur d’identité par SCIM, vous ne pouvez plus vous connecter dès que vous y êtes désactivé. Le suivi de formation est conservé. Les changements de groupe, comme un changement de service, sont aussi répercutés dans les groupes d’Aiyori.
- Demandes d’accès et de suppression
- Les demandes d’accès, de rectification ou de suppression de vos données sont traitées par l’entreprise. Adressez-vous au responsable de la formation.
Notifications
- Notifications de l’app
- Dans l’app iPhone et iPad : nouvelle formation, travail renvoyé par le formateur, message du formateur, veille et jour de l’échéance, 30 et 10 minutes avant une formation en direct.
- Si le formateur a saisi votre adresse e-mail, un e-mail vous prévient aussi lorsqu’une nouvelle formation arrive. Vous pouvez l’arrêter avec le lien présent dans l’e-mail.
- Ce qui n’y figure pas
- Ni le texte des messages, ni les scores, ni les commentaires ne figurent dans les notifications et les e-mails.
En cas de difficulté
- Pour l’utilisation, la connexion et le contenu des formations, adressez-vous au responsable de la formation (formateur).
- Ce qui est difficile à dire au formateur peut être signalé à Aiyori depuis l’écran « Poser une question au formateur ». Le formateur ne sait pas qui a fait le signalement. Vous pouvez aussi vous adresser aux interlocuteurs internes des ressources humaines ou de la conformité.
- Pour un problème dans l’app ou un avis, utilisez « Avis et problèmes », accessible depuis n’importe quel écran.
Questions fréquentes des apprenants
Dois-je m’inscrire moi-même ?
Non. Le responsable de la formation inscrit les apprenants et envoie les informations de connexion. Selon les paramètres de l’entreprise, vous êtes inscrit automatiquement lors de votre première connexion avec le compte de l’entreprise.
Est-ce payant pour les apprenants ?
Non. L’abonnement est payé par l’entreprise. Le téléchargement de l’app iPhone et iPad (pour le moment, uniquement sur l’App Store japonais) est aussi gratuit. Hors du Japon, vous suivez la formation dans le navigateur.
Puis-je me connecter à l’app iPhone et iPad avec le compte de l’entreprise ?
L’écran de connexion de l’app renvoie vers le navigateur. Avec le compte de l’entreprise, connectez-vous depuis le navigateur. Dans les organisations qui utilisent le code PIN, vous pouvez vous connecter à l’app avec le code de l’organisation, l’identifiant et le code PIN, ou avec le code QR.
Mon responsable voit-il mes réponses et le contenu de mes travaux ?
Non. À l’écran, un responsable voit le nombre de contenus reçus, le nombre de contenus terminés, les retards et le dernier jour d’ouverture. Le CSV du suivi des formations qu’il exporte contient aussi, pour chaque formation, l’état, le score, la date et l’heure de la première ouverture, la date et l’heure de fin, le temps passé et si elle a été terminée avant l’échéance, ainsi que, pour les cartes de termes, le nombre de parties, le meilleur résultat et la date et l’heure de la dernière partie.
Pourquoi ne puis-je pas regarder la vidéo de formation en accéléré ?
Parce que le formateur a fixé, pour cette vidéo, une règle qui interdit la lecture accélérée. Les règles sont choisies par le formateur pour chaque formation.
Où récupérer mon certificat ?
Vous pouvez enregistrer le PDF depuis « Suivi de formation » sur le Web. Il ne peut pas être enregistré depuis l’app iPhone et iPad.
Que devient mon suivi de formation si je quitte l’entreprise ?
Quitter l’entreprise ne bloque pas automatiquement la connexion. Vous ne pouvez plus vous connecter dès que l’entreprise vous désactive dans son fournisseur d’identité relié par SCIM, ou que le formateur vous met en pause ou vous désactive (dans les organisations qui ont arrêté la connexion par code PIN pour n’utiliser que le compte de l’entreprise, la connexion est bloquée dès que l’entreprise vous désactive dans son fournisseur d’identité). Le suivi de formation reste dans l’organisation de l’entreprise. Si le formateur vous désactive, les données personnelles sont supprimées 30 jours plus tard.
Où sont stockées les données ?
Au Japon (région de Tokyo d’Amazon Web Services).
Aux responsables de la formation
L’entreprise a la responsabilité d’informer les apprenants de l’utilisation et du traitement des données. Vous pouvez joindre l’URL de cette page à vos instructions aux apprenants. La mise en place et les tarifs sont présentés sur la page Formation, la connexion au fournisseur d’identité de l’entreprise sur la page Connexion SSO et SCIM, et les mesures de sécurité sur la page Sécurité.