Los participantes que usan Aiyori en la formación de su empresa no se inscriben por su cuenta. Inician sesión con el código de la organización, el ID y el PIN que les envía el responsable de formación, o con la cuenta de la empresa.
La tarifa la paga la empresa. Los participantes no pagan nada.
Ir al acceso de participantesApp de iPhone y iPad (App Store de Japón)
Las instrucciones de acceso las envía el responsable de formación.
Cómo empezar
- Reciba del responsable de formación las instrucciones de acceso (código de la organización, ID y PIN, o un mensaje o correo con un enlace).
- Inicie sesión. Hay 3 formas de entrar (ver la tabla de abajo).
- Primero lea «Antes de empezar: normas de uso» y pulse «Aceptar y empezar».
- La formación repartida aparece en «Formación pendiente».
Formación pendiente
Web y appEn la pantalla del participante, la formación repartida aparece de arriba abajo. Lo terminado queda en «Registro de formación».
3 formas de iniciar sesión
| Forma | Qué necesita | Atención |
|---|---|---|
| PIN | Código de la organización, ID y PIN (de 4 a 6 dígitos) | No hace falta correo electrónico. |
| Código QR | El código QR que aparece en la pantalla del formador | Se entra sin PIN. Caduca a los 5 minutos y se puede usar una sola vez. |
| Cuenta de la empresa (SSO) | El código de la organización y la cuenta de Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta u otro servicio que configuró la empresa | Se entra desde el navegador. La pantalla de acceso de la app de iPhone y iPad le lleva al navegador. |
En las organizaciones que solo permiten la cuenta de la empresa, no se pueden usar el PIN ni el código QR. En la app de iPhone y iPad, elija «Alumnos» en la primera pantalla y escriba el código de la organización en el campo «Código del aula» (la pantalla de acceso de la app usa estas palabras porque todavía no sabe de qué organización se trata). En dispositivos compartidos, si elige «Dispositivo compartido» en la pantalla de acceso, no se recuerda el ID.
Si no puede iniciar sesión
- Olvidé el PIN
- Pida al formador o al responsable de formación que le cree un PIN nuevo. Al cambiarlo, tendrá que volver a iniciar sesión en todos sus dispositivos.
- Me equivoqué varias veces
- Si se equivoca varias veces seguidas, no podrá iniciar sesión durante un tiempo. La espera se alarga cada vez que se equivoca.
- No puedo entrar con la cuenta de la empresa
- La pantalla muestra el motivo (no se puede entrar con ese dominio, todavía no está registrado como participante, la configuración de la empresa no lo permite, etc.). Consulte al responsable de formación.
- Aparece «El uso de esta organización está en pausa por ahora»
- Consulte al responsable de formación.
La pantalla del participante y qué hacer
La pantalla del participante tiene 3 partes: «Formación pendiente», «Preguntar al formador» y «Registro de formación». No se muestran dinero, cobros ni publicidad.
- Vídeos de formación y tests de comprobación
- Escribir sobre documentos y entregar fotos
- Juegos de rol con la voz (atención telefónica, atención al cliente, idiomas)
- Formación en directo (enlace y fecha de Zoom, Google Meet, etc.), avisos, encuestas y tarjetas de términos
- El formador le devuelve una nota y comentarios (texto, voz o vídeo). A veces le pedirá que lo repita. Lo que no entienda puede preguntarlo de forma individual desde «Preguntar al formador».
Reglas de los vídeos de formación
El formador puede poner reglas a los vídeos de formación: impedir saltar partes, impedir acelerar la reproducción, detenerlos si se quita el sonido o pausarlos al cambiar a otra app o pestaña.
El formador ve como registro cuántas veces se saltó hacia delante, cuánto tiempo se reprodujo sin sonido y cuántas veces se salió de la pantalla durante la reproducción.
Certificado
Al terminar una formación, puede guardar el certificado en PDF desde «Registro de formación» en la web. Se emite tanto por una sola formación como al terminar toda una secuencia. Incluye el nombre de la organización, el nombre del participante, el nombre de la formación, la fecha en que se terminó, el número de certificado y la fecha de emisión; para la misma formación, el número es siempre el mismo aunque se emita varias veces.
El certificado se puede emitir en japonés, inglés, español, alemán y francés (desde la pantalla en coreano o chino, sale en inglés). No se puede guardar en la app de iPhone y iPad.
Qué ve la empresa
| Quién lo ve | Qué ve | Qué no ve |
|---|---|---|
| Formador | Nombre, ID, correo electrónico de la empresa, número de empleado y grupo; la formación repartida, cuándo se abrió, respuestas, notas, entregas, hasta dónde se reprodujeron los vídeos y audios, tiempo dedicado; mensajes con el formador y el registro de las tarjetas de términos. El estado de la formación se puede exportar en CSV. | El registro de lo que se hace en la pantalla (Aiyori lo usa solo para investigar fallos) |
| Responsable | Si la empresa registró al responsable, por cada participante de los grupos que puede ver: cuánto se le repartió, cuánto terminó, lo atrasado y la última vez que abrió. El CSV del estado de la formación que exporta el responsable incluye también el nombre, el ID, el correo electrónico de la empresa, el número de empleado y el grupo, y, por cada formación, el estado, la nota, la fecha y hora de la primera apertura y de la finalización, el tiempo dedicado y si se terminó dentro del plazo. Si se repartieron tarjetas de términos, incluye también cuántas veces se hicieron, el mejor resultado y la fecha y hora de la última vez. | El contenido de las entregas, las respuestas y los mensajes (ni en pantalla ni en el CSV) |
| Otros participantes | Solo el apodo y el mejor tiempo en las tarjetas de términos en las que el formador decidió mostrar una clasificación | El registro de formación y el nombre |
Tratamiento de los datos
- De quién son los datos
- Los datos de la formación son de la empresa. La empresa encarga su tratamiento y Aiyori lo realiza por encargo. No se usan para vender ni para publicidad.
- Almacenamiento
- En Japón (región de Tokio de Amazon Web Services). Se cifran las comunicaciones y los datos guardados, y los nombres y las direcciones de correo electrónico se cifran además campo por campo.
- Cuándo se borran
- Los archivos subidos se borran automáticamente a los 365 días (el registro de formación, las notas y el texto se conservan). Si el formador da de baja al participante o se cierra la organización, los datos personales y los números de certificado se borran 30 días después.
- Salidas y traslados
- Si la empresa conecta su proveedor de identidad mediante SCIM, no se puede iniciar sesión desde el momento en que la cuenta se desactiva en el proveedor de identidad. El registro de formación se conserva. Los cambios de grupo, como el departamento, también se reflejan en los grupos de Aiyori.
- Solicitudes de consulta y borrado
- La empresa atiende las solicitudes para consultar, corregir o borrar sus propios datos. Consulte al responsable de formación.
Notificaciones
- Notificaciones de la app
- En la app de iPhone y iPad llegan con cada formación nueva, cuando el formador le devuelve algo, con los mensajes del formador, el día antes y el día de la fecha límite, y 30 y 10 minutos antes de cada formación en directo.
- Correo electrónico
- Si el formador introdujo su correo electrónico, también recibe un correo cuando llega una formación nueva. Se puede desactivar con el enlace del propio correo.
- Qué no se incluye
- Las notificaciones y los correos no incluyen el texto de los mensajes, las notas ni los comentarios.
Si tiene un problema
- Para dudas sobre el uso, el acceso o el contenido de la formación, consulte al responsable de formación (formador).
- Lo que le cueste decirle al formador puede comunicarlo a Aiyori desde la pantalla «Preguntar al formador». El formador no sabrá quién lo comunicó. También puede consultar al área de recursos humanos o de cumplimiento normativo de su empresa.
- Los fallos de la app y los comentarios se pueden enviar desde cualquier pantalla con «Comentarios».
Preguntas frecuentes de los participantes
¿Tengo que inscribirme por mi cuenta?
No. El responsable de formación registra a los participantes y les envía las instrucciones de acceso. Según la configuración de la empresa, el registro se hace automáticamente la primera vez que se inicia sesión con la cuenta de la empresa.
¿Tiene algún coste para los participantes?
No. La tarifa la paga la empresa. La app de iPhone y iPad (por ahora, solo en el App Store de Japón) también se descarga gratis. Fuera de Japón, la formación se sigue desde el navegador.
¿Puedo entrar en la app de iPhone y iPad con la cuenta de la empresa?
La pantalla de acceso de la app le lleva al navegador. Con la cuenta de la empresa, entre desde el navegador. En las organizaciones que usan PIN, puede entrar en la app con el código de la organización, el ID y el PIN, o con un código QR.
¿Mi responsable ve mis respuestas o el contenido de mis entregas?
No. En pantalla, el responsable ve cuánto se le repartió, cuánto terminó, lo atrasado y la última vez que abrió. El CSV del estado de la formación que exporta el responsable incluye también, por cada formación, el estado, la nota, la fecha y hora de la primera apertura y de la finalización, el tiempo dedicado y si se terminó dentro del plazo, además de cuántas veces se hicieron las tarjetas de términos, el mejor resultado y la fecha y hora de la última vez.
¿Por qué no puedo ver el vídeo de formación a mayor velocidad?
Porque el formador puso en ese vídeo una regla que impide acelerar la reproducción. Las reglas las decide el formador para cada formación.
¿Dónde obtengo el certificado?
Puede guardarlo en PDF desde «Registro de formación» en la web. No se puede guardar en la app de iPhone y iPad.
¿Qué pasa con mi registro de formación si dejo la empresa?
Dejar la empresa no bloquea el acceso automáticamente. No podrá iniciar sesión desde que la empresa desactive su cuenta en el proveedor de identidad conectado por SCIM o el formador le suspenda o le dé de baja (en las organizaciones que han desactivado el acceso con PIN y solo permiten la cuenta de la empresa, no podrá entrar desde que la empresa desactive su cuenta en el proveedor de identidad). El registro de formación se queda en la organización de la empresa. Si el formador le da de baja, los datos personales se borran 30 días después.
¿Dónde se guardan los datos?
En Japón (región de Tokio de Amazon Web Services).
Para los responsables de formación
La empresa tiene la responsabilidad de informar a los participantes sobre el uso y el tratamiento de sus datos. Puede adjuntar la URL de esta página a las instrucciones para los participantes. La implantación y el precio están en Formación interna, la conexión con el proveedor de identidad de la empresa en Conectar SSO y SCIM y las medidas de seguridad en la página de Seguridad.